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MEKERP: LE RILEVAZIONI DELLE TRANSAZIONI CONTABILI

Le transazioni contabili si segnano in due sezioni distinte le variazioni in aumento e le variazioni in diminuzione.  Si segnano tutte tramite valore assoluto (senza segno).  Il totale di ogni sezione può essere ottenuto agevolmente e il saldo risulta dalla sottrazione del totale minore dal totale maggiore.

Le registrazioni sono effettuate utilizzando particolari prospetti denominati “conti”:

NOME DEL CONTO
DARE (sezione di sinistra) AVERE (sezione di destra)

Per poter eliminare l’impiego dei segni algebrici senza dar luogo ad alcuna possibilità di equivoco, occorre attribuire un preciso significato alla sezione sinistra e alla sezione destra, avendo riguardo non solo alla voce oggetto di rilevazione, ma anche al significato che essa riveste nell’equazione di bilancio.

Riprendiamo l’equazione di bilancio.

Attività – Passività  – Patrimonio Netto Iniziale = Ricavi – Costi

Attività

La sezione sinistra delle voci attive è dedicata alle variazioni positive, cioè agli incrementi. La sezione destra accoglie allora le variazioni negative, cioè le diminuzioni di attività. Un conto acceso alle attività può, quindi, essere così rappresentato:

CONTO ATTIVITÀ’
DARE AVERE
AUMENTO (+) DIMINUZIONE (-)

Passività

Poiché sono opposte alle attività, se si vogliono rappresentarne gli aumenti e le diminuzioni utilizzando il conto, occorre invertire i segni. Pertanto, le variazioni in aumento saranno registrate nella sezione Avere, mentre le diminuzioni nella sezione Dare:

CONTO PASSIVITÀ’
DARE AVERE
DIMINUZIONE (-) AUMENTO (+)

Patrimomio Netto

Valgono le stesse regole delle Passività

CONTO PATRIMONIO NETTO
DARE AVERE
DIMINUZIONE (-) AUMENTO (+)

Ricavi

Per quanto concerne i ricavi, dal momento che comportano un aumento di patrimonio netto, vanno registrati come le voci di patrimonio netto: le variazioni in aumento si inseriscono nella sezione destra (avere) e quelle in diminuzione (dovute principalmente a rettifiche) nella sezione sinistra:

CONTO RICAVO
DARE AVERE
DIMINUZIONE (RETTIFICHE) (-) AUMENTO (+)

Costi

Il contrario vale per i costi, dal momento che comportano una diminuzione di patrimonio netto. Poichè nell’equazione di bilancio i costi d’esercizio sono preceduti da un segno negativo, si comprende come, applicando semplici regole algebriche, le variazioni in aumento e in diminuzione degli stessi debbano essere accolte in sezioni opposte rispetto a quelle delle passività, del patrimonio netto e dei ricavi d’esercizio, e quindi:

CONTO COSTO
DARE AVERE
AUMENTO (+) DIMINUZIONE (RETTIFICHE) (-)

Potete vedere modalità di registrazione contabile delle variazioni dei costi d’esercizio sono pertanto analoghe a quelle delle attività.

Regole Generali

Possiamo a questo punto ricavare le seguenti regole:

  • la sezione Dare accoglie gli aumenti delle attività e dei costi, e le diminuzioni delle passività, del patrimonio netto e le rettifiche dei ricavi
  • la sezione Avere accoglie le diminuzioni delle attività e le rettifiche dei costi, e gli aumenti delle passività, del patrimonio netto e dei ricavi.

Impieghi e Fonti di Finanziamento

Per ricordare in maniera immediata le modalità di funzionamento dei conti di mastro, risulta assai utile tener presente che i conti che rappresentano impieghi (sia patrimoniali che reddituali) hanno un comportamento logico-algebrico opposto a quello dei conti che rappresentano fonti di finanziamento (sia patrimoniali che reddituali).

Gli impieghi (attività e costi), appartenendo al lato sinistro dei prospetti contabili di bilancio, rilevano le variazioni in aumento (+) nella sezione sinistra e le variazioni in diminuzione (-) nella sezione destra.

Le fonti di finanziamento (passività-patrimonio netto e ricavi) appartenendo al lato destro dei prospetti contabili di bilancio, rilevano le variazioni in aumento (+) nella sezione destra e le variazioni in diminuzione (-) nella sezione sinistra.

Riassumendo, si ottiene un quadrante in cui:

  • la parte sinistra riporta gli impieghi;
  • la parte destra riporta le fonti di finanziamento;
  • la parte superiore costituisce lo stato patrimoniale.
  • la parte inferiore rappresenta il conto economico.
IMPIEGHI FONTI DI
FINANZIAMENTO
STATO PATRIMONIALE
CONTO ECONOMICO

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note. questo testo o parti di esso è stato prelevato da Internet nel 2002 per uso formativo interno all’azienda . Non abbiamo segnato la fonte. Se questo testo dovesse violare le regole del diritto di autore, contattateci all’indirizzo info@mecdata.it. Provvederemo a notificare la fonte o a rimuovere il testo.

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PRODUZIONE E CONTO LAVORO

Si definisce Conto lavoro lo stato del materiale di proprietà dell’azienda dato in lavorazione a Società terze. La Società T. riceve il materiale ed esegue un processo di lavorazione (trasformazione, assemblaggio ecc.), riconsegnando un prodotto semilavorato o finito all’azienda di origine.” (fonte Wikipedia)

Parliamo in questo articolo di conto lavoro passivo, in cui noi siamo l’azienda cliente e dobbiamo ordinare il servizio ad una azienda fornitrice. Vediamo alcuni esempi pratici di conto lavoro e quali siano le possibili soluzioni utilizzando un programma che ha integrata la gestione del conto lavoro passivo (come il programma Mekerp).

UNA FASE DI TRASFORMAZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE)

In questo esempio dobbiamo produrre internamente un articolo X. Il nostro prodotto subisce alcune fasi di trasformazione all’interno della nostra azienda (fasi 1 e 2) e poi deve andare presso un fornitore nella fase 3.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione reparto 1
2 seconda lavorazione reparto 2
3 trattamento FORNITORE 1

Operativamente , una volta conclusasi la fase 2, dobbiamo creare una bolla di conto lavoro per mandare il nostro codice X al fornitore. Il fornitore ci manderà indietro lo stesso codice X chiudendo la fase 3. Nel Mekerp una volta chiusa la fase 2 in automatico il nostro codice X viene inserito in un contenitore “pronto per andare dal fornitore”.(vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

LA PRIMA FASE DI TRASFORMAZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

In questo esempio dobbiamo produrre un articolo X che è composto da un materiale Y che abbiamo acquistato noi (distinta base). Il nostro materiale Y va subito da un fornitore che lo lavora restituendoci il nostro oggetto X. Questo subisce alcune fasi di trasformazione all’interno della nostra azienda.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione esterna FORNITORE 1
2 prima lavorazione interna reparto 1
3 seconda lavorazione interna reparto 2

Ed avremo una distinta base del tipo :

  • X codice da produrre
    • Y materiale

Operativamente, una volta creato l’ordine di produzione il materiale Y viene predisposto all’invio al fornitore: Il fornitore procede quindi a lavorarlo e ci restituisce il prodotto X che, una volta entrato in azienda, procede nelle sue fasi di trasformazione. Il materiale Y non esiste più. (vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

TUTTA LA PRODUZIONE VIENE FATTA DA UN FORNITORE (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

Questo esempio è in tutto simile al precedente con la variante che il nostro prodotto finito è composto da tantissimi componenti. Il caso classico è quando demandiamo tutto l’assemblaggio ad un fornitore a cui inviamo tutti i componenti.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 assemblaggio FORNITORE 1

Ed avremo una distinta base del tipo :

  • X gruppo da produrre
    • componente 1
    • componente 2
    • componente 3
    • …….
    • componente N

Operativamente, una volta creato l’ordine di produzione tutti i componenti vengono predisposti all’invio al fornitore: Il fornitore procede quindi ad assemblare il tutto e ci restituisce il gruppo X. Tutti i componenti non esisteranno più nella loro singolarità ma solo come elementi di X. (vedi Documento di Conto Lavoro a Fornitore)

UN FORNITORE CREA UN SEMILAVORATO SU CUI INIZIEREMO LA NOSTRA TRASFORMAZIONE (ACQUISTO)

In questo scenario noi non compriamo il materiale per produrre X ma lo facciamo comprare ad un fornitore che ci esegue anche sopra una prima lavorazione. La nostra distinta base, ad una prima analisi, potrebbe essere del tipo :

  • X codice da produrre
    • Y materiale

In realtà non è così perché all’interno della nostra azienda non esiste il materiale Y. Il nostro accordo è che lo compri il fornitore e che quindi ci restituisca un codice di passaggio, un semilavorato, che trasformeremo per produrre X. Ecco in realtà la nostra distinta base :

  • X codice da produrre
    • Xa – semilavorato

Operativamente dovremo fatto un ordine di acquisto al fornitore di Xa. Una volta acquistato il nostro componente procederemo alla produzione seguendo un ciclo di lavorazione che è tutto “interno” e che quindi non prevede il conto/lavoro.

CICLO
fase descrizione risorsa
1 prima lavorazione reparto 1
2 seconda lavorazione reparto 2

ALTRO

Tutti i casi di produzione e di conto/lavoro sono, in generale,  combinazioni di questi esempi.

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MEKERP: DOCUMENTI DI TRASPORTO E CONTO LAVORO

Quando mandate un oggetto ad un fornitore affinché lui effettui su di esso una trasformazione, state eseguendo la procedura di “CONTO LAVORO PASSIVO”.

Nel Mekerp quando viene chiusa la fase precedente a quella del fornitore (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE) oppure quando viene creato l’ordine di produzione e la prima fase è verso un fornitore (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE) , il materiale viene “preparato” per la spedizione al fornitore.

Nel programma Produzione – Bolle C/Lav trovate la lista di tutti gli oggetti di vostra proprietà pronti per andare dai fornitori.

Dovete selezionare il fornitore in alto a sinistra e spingere il pulsante di ricerca in alto a destra. Una volta selezionate le righe, spingete il pulsante di “Controllo” e quindi il pulsante “crea DDT”.

A questo punto, come sempre il Mekerp vi chiederà se volete stampare subito oppure se avete bisogno di controllare il documento di trasporto per apportare eventuali modifiche.

Il documento di trasporto può essere stampato ulteriormente, visualizzato o modificato nel solito programma di gestione dei documenti: Magazzino – Documenti di uscita. Qui potete vedere che il Mekerp ha creato in automatico un documento di tipo DDL con causale BCL.

Molto più interessante è il fatto che in automatico ha creato, per ogni elemento nel documento, delle informazioni che lo legano al nostro ordine di produzione e all’ordine di conto lavoro ricevuto o che riceverà il nostro fornitore.

MATERIALE SUL DOCUMENTO DI TRASPORTO

Se il nostro fornitore esegue una fase successiva alla prima l’oggetto che mi troverò a spedirgli sarà il mio oggetto stesso. Il fornitore eseguirà su di esso una trasformazione e me lo restituirà. (CONTO LAVORO CON CAMBIO FASE)

Se il nostro fornitore esegue la prima o l’unica fase trasformando un materiale che noi gli diamo in un nuovo oggetto che ci restituirà e che è quello che noi vogliamo produrre, nel documento di trasporto avremo tutti i codici componenti del mio oggetto finale. (CONTO LAVORO CON CAMBIO CODICE)

DOCUMENTO DI CONTO LAVORO A FORNITORE

Il documento creato ha il codice DDL. Questo tipo documento viene usato esclusivamente dal Mekerp ed ha una numerazione particolare che non segue quella dei documenti normali. (numero + P).

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MEKERP: LISTINO DI PRODUZIONE

Il Mekerp permette di creare oltre ai listini di vendita ed acquisto anche un listino di produzione cioè un listino dedicato al conto lavoro.

Questo listino si trova nell’anagrafica fornitori. Fornitori – Anagrafica Fornitori. Selezionare a sinistra un fornitore e spostarsi a destra nella tab “Listini”. Selezionare “PRODUZIONE”.  Per inserire un nuovo listino spingere il pulsante “Record”.

Listini_pro_01

La procedura di inserimento è molto simile a quella per l’inserimento di listini di vendita od acquisto. Spingere il tasto “+” :

  1. Mettere il codice articolo su cui agisce il listino
  2. Eventualmente selezionare la scalarità. Lasciare 99999 nel caso il prezzo sia lo stesso per qualsiasi quantità in ordine.
  3. Fondamentale : selezionare la fase di lavorazione. Si può selezionare qui una qualsiasi fase tra quelle disponibili in archivio anche se non compare nel ciclo dell’articolo in questione.
  4. Infine il prezzo che poi comparirà sull’ordine di conto lavoro

Quando creerete l’ordine di produzione dall’ordine cliente o direttamente, il programma controllerà l’esistenza della combinazione ARTICOLO – FORNITORE – FASE – QUANTITÀ e scriverà il giusto prezzo.

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MEKERP: ORDINE DI LAVORAZIONE – CONTO LAVORO PASSIVO

Quando trattiamo il conto lavoro passivo dovremmo inviare al fornitore 2 documenti :

  • Documento di trasporto con il materiale su cui dovrà operare
  • Un ordine in cui indichiamo cosa deve fare e a che prezzo. Ordine di Conto/Lavoro

Gli ordini di conto lavoro possono essere creati manualmente partendo da uno o più ordini di produzione. Accanto a questa procedura manuale ne esiste una automatica : ogni volta che viene emessa un documento di trasporto di conto lavoro il Mekerp crea anche il corrispettivo ordine di conto lavoro. L’ordine di conto lavoro generato quindi “silenziosamente” dalla procedura di creazione Documenti di trasporto, potrà essere stampato o meno servendosi del programma Produzione – ODL.

CREAZIONE MANUALE

Potete creare manualmente un ordine di lavorazione e mandarlo al fornitore “prima” di inviargli il materiale con il documento di trasporti di conto lavoro.

Produzione – ODL

Un ordine di lavorazione si genera partendo da uno o più ordini di produzione richiesti a risorse esterne (fornitori, tecnici, etc.)

odl

  1. Testata : Tutti i dati principali : pagamento, banche
  2. Dettagli : Maschera di modifica delle fasi di produzione esterne legate all’ordine di lavorazione. Sono consentite diverse modifiche direttamente da qui senza dover riaprire ogni ordine di produzione
  3. Creazione : Creazione degli Ordini di Lavorazione accorpando insieme più ordini esterni a fornitori
  4. Files : ad ogni ordine cliente possono essere legati uno o più file (Excel, word, pdf, etc.)

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MEKERP: CONTO LAVORO ATTIVO

Nel Mekerp è possibile la gestione del conto lavoro attivo. La gestione è resa possibile dall’utilizzo in automatico di un magazzino particolare (3) che “contiene” il materiale di proprietà del cliente in contrapposizione al magazzino dei prodotti di proprietà dell’azienda (1) e al magazzino degli oggetti in lavorazione (work in progress) (2).

Nb. Nel Mekerp è possibile creare N magazzini distinti.

Il conto lavoro attivo può avere 2 nature :

  1. Memorizzazione dell’entrata in azienda di un oggetto, di proprietà del cliente , che deve essere trasformato e restituito. Si parla di conto lavoro “senza cambio codice”.
  2. Memorizzazione dell’entrata in azienda di uno o più oggetti, di proprietà del cliente, che devono essere trasformati o utilizzati per determinare un ulteriore oggetto da restituire al cliente. Si parla di conto lavoro “con cambio codice”.

Conto lavoro senza cambio codice.

Supponiamo di ricevere da un nostro cliente un ordine di conto lavoro per eseguire una lavorazione sull’oggetto MECDATA12 di proprietà del cliente, in quantità 5. Inseriamo l’ordine cliente

contolavoroattivo01

Abbiamo ricevuto l’ordine cliente e un documento di trasporto con i 5 oggetti MECDATA12, oppure molto semplicemente, il cliente ci ha mandato il solo documento di trasporto. Nella schermata degli ordini clienti ci spostiamo nella tab del conto lavoro attivo e inseriamo i riferimenti alla bolla del cliente e al codice in ingresso.

contolavoroattivo02

In automatico il programma carica il nostro codice con una causale particolare all’interno del magazzino 3, che ora conterrà una quantità 5 del codice MECDATA12.

Ci spostiamo nella tab della Produzione e creiamo il nostro ordine di produzione. Quando andremo ad avanzare la prima fase dell’ordine di produzione, il programma scaricherà in automatico la quantità 5 dal magazzino “cliente”. Il pezzo è pronto per passare alle altre fasi di trasformazione o per essere ritornato al cliente. In questa gestione il codice MECDATA12 esiste, con lo stesso nome, in 2 nature diverse : quando è di proprietà del cliente, risiede nel magazzino 3 ed ha un certo valore proprio della sua natura; quando è nel magazzino 1 ha “acquisito” un valore addizionale a fronte della trasformazione che abbiamo effettuato su di esso.

Non sempre le aziende registrano le bolle di conto lavoro del cliente, cioè i carichi in magazzino, in caso di lavorazione senza cambio codice, soprattutto quando i tempi di trasformazione sono molto ristretti. In questo caso il Mekerp semplicemente non effettua lo scarico di un oggetto “che non c’è”, rendendo comunque congruo tutto il processo. Usare il conto lavoro attivo , nel modo indicato sopra, può essere invece utile quando i tempi di trasformazione sono lunghi ed è necessario periodicamente monitorare le giacenze “proprie” e le giacenze del cliente.

Conto lavoro con cambio codice.

E’ la gestone più standard del conto lavoro. Supponiamo di dover produrre il prodotto OGGETTO16 utilizzando (distinta base)  i codici OGGETTO12 (qta 1) e OGGETTO13 (qta 3) che riceveremo in conto lavoro dal cliente. Inoltre fa parte della distinta base anche il codice MECDATA12 che dovremmo produrre noi stessi o acquistare. Dal cliente, oltre all’ordine, riceveremo un bolla di consegna dei codici OGGETTO12 ed OGGETTO13.

contolavoroattivo03

Creiamo il nostro ordine di produzione per realizzare OGGETTO16. Viene impegnata la distinta di produzione ma mentre il codice MECDATA12 sarà prelevato dal magazzino principale , gli altri 2 codici saranno prelevati dal magazzino del cliente.

contolavoroattivo04

Sarà possibile come sempre esaminare i mancanti.

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Mekerp: Monitor avanzamenti in produzione.

Il Mekerp  è un sistema dedicato alle MPMI , aziende che, date le ridotte dimensioni tendono ad avere un altro grado di duttilità e quindi di efficienza produttiva.  Per non inficiare questa agilità intrinseca l’algoritmo di creazione degli ordini di produzione non è stato “limitato” con il controllo della capacità. Il Mekerp lavora quindi a capacità infinita. Ogni ordine di produzione sarà sempre creato anche se le risorse aziendali non sono disponibili.

Ogni ordine di produzione ha una data di creazione ed una data di fine produzione prevista. Ogni fase di produzione è composta da una data di inizio e una data di fine.  Ogni fase del ciclo di produzione ha un numero di giorni di attraversamento; se non diversamente specificato il valore minimo è 1 giorno. Al momento della creazione dell’ordine di produzione vengono generate le fasi di produzione e quindi le date di inizio e fine di ogni singola fase secondo 2 possibili scelte :

  1. Alla data di fine dell’ordine. Mantenendo come invalicabile la data di fine produzione prevista vengono generate le fasi dall’ultima alla prima andando indietro nel tempo. Dato che il programma funziona a capacità infinita, se non si fa una corretta pianificazione è possibile che la prima fase venga “settata” nel passato e quindi sia già in ritardo.
  2. Alla data di inizio dell’ordine. La data di consegna non è importante ma le fasi devono essere fatte tutte partendo da “oggi”, cioè dalla data di creazione. Dato che il programma funziona a capacità infinita non vengono controllate le relative risorse disponibili.

Il controllo degli avanzamenti può essere effettuato interrogando il singolo ordine cliente. Da questa schermata si possono vedere gli avanzamenti delle singole fasi di produzione :

AvanzamentoPro01.png

L’avanzamento di tutti gli ordini di produzione può essere effettuato dal gestore della produzione. Qui vengono mostrati in chiaro gli ordini in ritardo quelli in cui i pezzi sono “fuori”, in conto lavoro passivo, presso fornitori.

AvanzamentoPro02.png

In generale possono essere monitorati tutti i centri di lavoro rispetto ad una certa data. Esempio tutti gli ordini da eseguire oggi, domani, nella prossima settimana, da oggi ad una certa data. Il programma genera una suddivisione dettagliata degli ordini da eseguire su un centro di lavoro o che devono essere eseguiti da un certo fornitore in conto lavoro. L’interrogazione può essere esportata in Excel.

AvanzamentoPro03.png

Anche se il programma non “mette” limiti ai reparti sulla possibilità di produrre, può comunque ricordare all’azienda se i centri di lavoro e/o i reparti sono scarichi o sovraccaricati.

Ad ogni centro di lavoro può essere imputata una certa capacità giornaliera. Il programma dispone di un calendario lavorativo interno. Questi 2 parametri permettono di calcolare su una certa data di proiezione la capacità del determinato centro di lavoro (capacità giornaliera X giorni lavorativi) e quindi di un determinato reparto.  Questo valore viene confrontato con i tempi ciclo degli ordini di produzione aperti e il programma presenta un cruscotto che attraverso dei colori indica i carichi dei centri di lavoro in tempo reale

AvanzamentoPro04.png

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